10_DIGITALTRASFORMATION: nell’era digitale non puoi non avere un software gestionale (PMS)

Non esistono Software Gestionali Perfetti. Non esistono software Gestionali che risolvono problemi o fanno crescere i fatturati delle imprese con un click.

Il software gestionale è uno dei tanti strumenti su cui lavorare per migliorare l’efficienza di una qualsiasi azienda. Nell’era digitale un buon software può rappresentare per tutte le aziende un vero e proprio vantaggio competitivo.

Ma, attenzione, dietro e davanti ad ogni software ci sono delle persone.

“Se hai la macchina più veloce del mondo ma non hai un pilota che è in grado di guidarla a quella velocità, quella macchina non vincerà mai”.

LA SCELTA: QUALE SOFTWARE PER LA TUA AZIENDA

Quello creato da te.

Questa potrebbe sembrare la risposta più banale, ma è quella migliore in assoluto.

Non esistono software migliore di altri, se non siamo in grado di confrontarli. Ma quante sono le persone capaci di valutare la bontà di un software? Davvero poche.

Se hai un’azienda metalmeccanica e hai bisogno di un software per gestire le fasi di lavorazione del ferro, potrai trovare sul mercato dei software che soddisfano il tuo bisogno primario, ma non troverai mai dei software che soddisfano il tuo bisogno primario come piacerebbe a te.

Oggi la scelta del software è un compromesso a meno che non scegli di svilupparne uno in house.

Se sai cosa vuoi da un software, se hai una conoscenza basica sui linguaggi di programmazione, se hai già fatto il set up di un software, se sai cos’è un DB, una tabella, una query, un data entry, se usi il software tutti i giorni e quindi se pensi di essere un pro, allora sarai certo di ottenere il massimo dal tuo software e sarai in grado di valutare la bontà dell’applicativo che stai usando, nonché di quelli presenti sul mercato e quindi potrai selezionare il software che fa per te.

Al contrario, non troverai mai sul mercato un software che ti soddisfi pienamente. Dovrai sempre accontentarmi di lavorare su un applicativo preconfezionato e modificarlo sulle tue esigenze, ma non sarà mai il tuo software ideale e tu e i tuoi operatori non sarete mai soddisfatti del vostro applicativo.

Per scegliere un software prima di tutto bisogna sapere con chiarezza cosa cerchiamo da un software.

Dobbiamo avere un’idea chiara di quali funzioni deve svolgere e come. Questo implica una quasi perfetta conoscenza dell’organizzazione aziendale.

Non possiamo decidere di cambiare software o affermare che un software non funziona semplicemente perché a volte non processa in modo perfetto i comandi che lanciamo. Sarebbe un gravissimo errore. Di solito, dietro il cattivo funzionamento di un software speso si nasconde la pigrizia di chi lo usa e soprattutto l’incapacità dell’azienda di formare debitamente i suoi collaboratori.

LA SCELTA: DECISIONE ALTAMENTE STRATEGIA PER L’IMPRESA

La scelta del software può essere una decisione strategica e pertanto deve essere fatta consapevolmente. Un software sbagliato può essere una delle principali cause d’insuccesso per le aziende.

I costi diretti legati all’acquisto sono molto elevati, ma sono molto più elevati i costi indiretti che l’azienda deve sostenere per l’implementazione del software all’interno della sua organizzazione.

Provate ad immaginare i costi che l’impresa deve sostenere per la formazione che non si esaurisce one shot, ma può prolungarsi per molto tempo nella consapevolezza che l’impresa in ogni modo deve continuare a svolgere la sua funzione primaria.

Molto spesso il cambiamento del software richiede un vero e proprio il ri-modellamento dell’organizzazione aziendale sia a valle che a monte della filiera in cui viene inserito e l’inserimento di figure nuove.

Il processo è davvero complesso e spesso richiede molto tempo prima di arrivare ad una situazione di equilibrio.

Molto spesso però accade che si avvia un processo di cambiamento del software senza avere la più pallida idea a cosa si va incontro. Le variabili in gioco sono davvero tante e bisogna prendere tutte in considerazione. Non si può assolutamente farsi persuadere dal giudizio altrui, la scelta deve essere assolutamente consapevole.

Se qualcuno all’interno della vostra azienda vi consiglia di cambiare il software e non lo ha mai utilizzato, diffidate.

Al contrario, se c’è qualcuno all’interno della tua azienda che conosce il software, lo ha utilizzato per anni, conosce l’organizzazione aziendale, riconosce i limiti dell’applicativo, approfondisci il dialogo, troverai il modo per fare la tua scelta consapevole.

IL SOFTWARE GESTIONALE E LE RISORSE UMANE

Nell’era digitale ogni impresa può avere 1 o + software a disposizione del suo personale.

Il software è uno strumento per mezzo del quale vengono eseguiti molti processi + o – importanti a volte molto diversi tra loro, ma non dobbiamo mai dimenticare che dietro ogni software ci sono delle persone che lo devono programmare ed utilizzare.

Per questa ragione, ogni azienda deve sempre avere all’interno del suo organico una figura dedicata alla gestione del software, una figura che lo conosce, una figura che sa come ragionano, una figura che conosce come sono organizzate le tabelle del suo DB, una figura che sia in grado di configurarli e di formare i colleghi al suo impiego.

Dietro un buon software c’è sempre una buona configurazione e soprattutto il buon impiego da parte di chi lo utilizza tutti i giorni. Tra questi 2 attori c’è un rapporto molto stretto: se il software non è stato configurato bene, il personale userà il software in modo non appropriato e pertanto il software non farà mai il suo lavoro.

IL SOFTWARE NON FUNZIONA: LUOGO COMUNE DI TUTTI GLI OPERATORI

In realtà non è così. Questo è quello che succede nella stragrande maggioranza delle imprese. Quando le cose non vanno è sempre colpa del software, ma non è così.

Dietro il cattivo impiego di un software generalmente si nasconde la superficialità di chi decide di istallare il PMS,  l’ignoranza delle persone che prima hanno scelto il software e delle persone che dopo lo usano tutti i giorni. non pensiamo che forse abbiamo lanciato un comando errato e pertanto il software ha interrotto il suo comando. Generalmente un software non funziona perché non lo conosciamo e non ci sforziamo di farlo funzionare.

Qualsiasi software ha molteplici funzionalità, generalmente l’utilizzatore finale spesso ne utilizza solo il 5%. Per questa ragione quando gli viene chiesto di usare funzioni speciali, molto spesso l’operatore commette degli errori e il sistema va in tilt. “il software non funziona”.

Tutti i software possono avere dei bag, ma questi in una normalissima attività di monitoraggio, vanno individuati e corretti. Questo è l’approccio con cui lavorare per costruire un software efficiente.

Ricordiamo che Non esistono software perfetti.