6_DIGITALTRASFORMATION: nell’era digitale non puoi non avere una BI

Basta Fogli Exel, Nell’era digitale nulla deve essere lasciato al caso.

Qualsiasi decisione si prende, questa deve essere sempre una decisione consapevole, una decisione sorretta da informazioni che giustificano razionalmente la decisione presa.

Non bisogna rimettere il successo della tua azienda alla dea bendata, questa può aiutarti una volta, due volte, ma un’azienda che vuole vivere a lungo non può dipendere dall’intuito dei suoi manager. Anche i manager, pur bravi che siano, non possono avere sempre la soluzione in tasca per ogni problema, anche loro hanno bisogno di un supporto informativo che li aiuti costantemente, giorno dopo giorno, nel comprendere come si muove la propria azienda.

Il CFO e la BI UN RAPPORTO CHE VA GESTITO

• Se sei il manager o il proprietario di un’azienda dove per raccogliere dei dati relativi al reparto che dirigi è necessario fare una richiesta formale al CFO, hai qualche problema.
• Se sei il manager o il proprietario di un’azienda in cui il CFO vi presenta i dati relativi alle vendite tutte le settimane sulla vostra scrivania vi consigliamo di ridisegnare il vostro futuro.
• Se sei il manager o il proprietario di un’azienda dove per poter decidere che tipo di azione commerciale a livello di prodotto, prezzo, comunicazione e distribuzione mettere in atto, devi aspettare che il CFO ti fornisca dei dati di un certo tipo, preparati, la tua azienda non vivrà a lungo nell’era digitale. Oggi, E’ già troppo tardi.
• Se sei il manager o il proprietario di un’azienda dove a scegliere gli indicatori di performance del reparto che dirigi è il tuo CFO, ti consiglio di cambiare lavoro.

IL BUON MANAGER O IL PROPRIETARIO ILLUMINATO, ALCUNI CONSIGLI

Nell’era digitale un buon manager o un buon proprietario per verificare le performance del suo reparto e | o per prendere una decisione importante:

1. non può aspettare i dati dal CFO
2. deve avere i dati sempre lì, pronti e fruibili in tempo reale
3. deve avere ben chiari quali sono quantitivamente gli indicatori di performance del suo reparto,
4. deve avere ben chiaro come costruire qualitivamente gli indicatori di performance del suo reparto
5. deve chiedere al CFO di realizzare lo strumento o gli strumenti dove verificare e fare analisi dei suoi dati strategici in qualsiasi momento.

Se così non fosse, vi consigliamo di cambiare il vostro CFO o di cambiare lavoro.

Il CFO, COME FARLO LAVORARE

La capacità di sopravvivenza di ogni azienda in qualsiasi mercato è legata alla sua capacità di prendere decisioni consapevoli, giuste e in tempi molto brevi.

Per questa ragione dotarsi di un sistema di BI avanzato potrebbe offrire ai manager o agli stessi proprietari un grosso vantaggio competitivo.

Possedere le giuste informazioni al momento giusto può migliorare il processo decisionale, abbassa la probabilità di prendere delle decisioni sbagliate, riduce i tempi del processo decisionale e tutto questo si traduce in maggiore efficienza per l’impresa.

I manager di un’impresa ambiziosa devono essere in grado di poter interrogare il loro sistema informativo in tempo Reale, in qualsiasi momento lo desiderano, senza l’intervento di nessuno.

Il BUON MANAGER E LA LETTURA DELLE “SUE” KPI

Un buon manager grazie alla lettura di 5-10-15-20 dati e alla loro analisi incrociata deve essere in grado di capire se la sua azienda sta lavorando bene, sta lavorando male, se ci sono delle minacce all’orizzonte da dover prevenire o se ci sono delle grosse opportunità da dover cogliere.

Perché sulla base di quello che dicono i numeri il manager deve prendere delle decisioni, deve sapere cosa fare per ridurre il rischio di mercato o per prendere al volo l’opportunità offerte dal mercato.

Un buon manager deve essere in grado di individuare quali sono i dati economi ed operativi che rappresentano meglio la sua azienda.

Un buon manager deve essere in grado di individuare quali sono le KPI che rappresentano il termometro della sua azienda.

Un buon manager per capire se la sua azienda va bene o va male ha bisogno di:

• conoscere in qualsiasi momento i dati che lui ha scelto.
• rappresentarli nel modo che riterrà opportuno.

Una volta individuate le variabili economiche ed operative principali (KPI) del suo business bisogna:

• dare una struttura al calcolo delle variabili
• definire con certezza come va costruita ogni singola variabile
• misurare le variabili
• definire i processi digitali di determinazione delle variabili
• rappresentare le variabili in apposite dashboard
• definire la modalità di rappresentazione dei dati agli occhi degli utilizzatori

LA BI PER TUTTE LE TIPOLOGIE D’IMPRESA, PERCHE’?

Piccola, Media o Grande nell’era digitale tutte le imprese devono avere una BI avanzata.

Non è più possibile pensare ad un futuro industriale senza uno o più strumenti informativi capaci di migliorare il tuo contesto informativo.

Spesso non abbiamo tempo per raccogliere le giuste informazioni, preferiamo fare quello che ci riesce meglio, ma oggi non basta. Possiamo avere il miglior prodotto del mondo, ma se non capiamo ciò che accade attorno a noi, se non cerchiamo di interpretare verso quale direzione vanno i gusti e le preferenze dei consumatori, non saremo mai competitivi.

Sara sempre più strategico raccogliere informazioni sul mondo esterno e soprattutto su ciò che accade all’interno della nostra realtà industriale. Spesso accade che quando decidiamo di farlo, potrebbe essere troppo tardi.

Aprire la mente alla Digital Trasformation significa anche questo, prendere consapevolezza della strategicità che oggi possedere le giuste informazioni al momento giusto può offrire alla tua impresa in termini di competitività.

COME COSTRUIRE UNA BI AVANZATA

E’ un percorso molto lungo, a seconda del tipo di azienda, può essere necessario qualche mese come qualche anno prima di avere una BI che funzioni davvero bene.

Le fasi più importanti per la costruzione di un Sistema Informativo sono le seguenti:

• selezione dei dati
• definizione del criterio di determinazione e calcolo dei dati selezionati
• come rappresentare graficamente i dati
• da quale fonte prendere i dati
• test
• Go live

Selezione delle KPI: In questa fase molto strategica, bisogna individuare quali sono i dati che meglio descrivono la salute della tua azienda. Bisogna fare una lista chiara di variabili economiche ed operative che è necessario sempre tenere sotto controllo per comprendere se l’azienda è in salute o sta vivendo un momento di crisi.

Ne possiamo scegliere diverse 5-10-15-20, ma non possono essere infinite, Consapevoli del fatto che oltre a questi dati, altre forme di dati possono essere elaborati a richiesta per esigenze specifiche.

Definizione dei criteri di calcolo dei dati: Una volta individuate le famose variabili o KPI, bisogna pensare a quale formula matematica le rappresenta meglio.

La determinazione di una variabile può essere soggetta a tante condizioni a cui bisogna fare molta attenzione, bisogna individuare quelle giuste affinchè il dato rappresenti verosimilmente la realtà aziendale.

Come rappresentare graficamente i dati (KPI): Anche questa è una fase non proprio semplice. L’obiettivo di questo momento di studio è di creare delle dashboard di facile lettura e comprensione per le persone che ne devono prendere visione.

Oltre a dare una rappresentazione grafica mediante la scelta delle tabelle giuste, è importante scegliere come i dati devono essere rielaborati per offrire ai lettori le giuste informazioni.

Per esempio pensare ad una rappresentazione statica del dato (fotografia di un determinato momento dell’anno) o una rappresentazione dinamica (fotografia di un periodo particolare dell’anno dove capire cosa è accaduto).

Da quale fonte prelevare i dati: Generalmente la principale fonte dati per l’implementazione di una BI di questo tipo è il software gestionale o il software di contabilità. Selezionata la fonte dati è altrettanto strategico determinare le modalità con cui prelevare i dati, con quale tecnologia e con quale frequenza i dati devono essere trasferiti dalla piattaforma iniziale a quella di destinazione dove avrà sede la BI.

Test & Go Live: Test. Prima di fidarsi dei dati che la BI tira fuori è molto importante fare un’attività di testing + o – lunga che ha come obiettivo quello di capire se i dati cadono bene e se soprattutto sono verosimili.

Generalmente questi test vengono iniziati con una qualità di dati relativamente bassa. Verificata la bontà dei dati si decide di andare live. Go Live. A questo punto il sistema di BI è disponibile per gli addetti ai lavori.

Chiaro è che anche quando lo strumento è operativo ha sempre e comunque bisogno di una ulteriore messa appunto. Lo strumento va comunque sempre monitorato e per questo è molto importante che le persone che lo usano quotidianamente devono essere attente a captare dei possibili errori.

Check continuo sulla BI: Una Bi è tanto più efficace nel suo impiego tanto + i dati che offre sono di qualità

Per avere dei dati di qualità è necessario che le persone che adoperano il software tutti i giorni commettano pochi errori, perché inserire dei dati errati all’interno del software significa avere dei dati errati nella BI e la BI per questa ragione non svolge più la sua funzione informativa.

Inserire dei dati nel gestionale non corretti significa produrre un dato distorto a livello di BI. Chiaro è che maggiore è il numero di persone che adoperano il gestionale, maggiore è il numero di dati prodotti, maggiore è la probabilità che l’essere umano possa commettere un errore. Per questa ragione, con lo scopo di salvaguardare l’efficacia informativa della BI è strategico monitorare costantemente e sollevare sempre dei dubbi qualora i dati presentano delle incoerenze tra di loro.